Artikel Aplikasi Komputer: Mail Marge / Surat Masal / Cetak Gabung / Cetak Berangkai

Langkah-Langkah membuat Surat Masal atau Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Buka Ms word/ Doc. yang akan di buat mail marge.

2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Letter.

3. Menentukan penerima. Klik Select Recipients dan pilih Type New List.

4. Kemudian akan muncul dialog New Address List. Sebelumnya pilih dahulu Costumize Columns, setelah muncul kotak dialog Costumize New Address List silahkan hapus Filed Name default yang akan diganti dengan yang baru. Agar lebih mudah hapus terlebih dahulu 1 Field, kemudian tekan tombol D Y D Y ( Delete, Yes ).

5. Setelah beberapa atau semua terhapus, Isi Filed Name baru yang akan kita isi (data penerima). Klik opsi/tombol Add, isi kolom Add Filed sesuai dengan data penerima tersebut klik OK setelah data pada kolom Add Filed diisi.

6. Contoh disini, Kita akan memasukan list kemudian klik OK

Nama
Jabatan
Alamat

Kemudian hasilnya seperti ini.

7. Isi data penerima. Disini kita akan membuat Data Source. Jika telah selesai di isi klik OK kemudian isi nama file nya dan klik Save jikatelah selesai.

8. Setelah data di simpan, kemudian klik Edit Recipient List jika ingin melihat atau memilih data yang akan di masukan dengan mencentang data tersebut sesuai kebutuhan, klik OK jika telah selesai.

9. Selanjutnya pastikan kursor anda tepat pada tempat yang akan di sisipkan data Nama / Jabatan / Alamat. selanjutnya pilih menu Insert Merge Field, klik Nama untuk memasukan field nama, Klik Jabatan untuk memasukan field nama jabatan dan Klik Alamat untuk memasukan field Alamat.

Setelah selesai di masukan dengan benar akan terlihat seperti ini.

10.Langkah terakhir yaitu pilih menu Finish & Merge kemudian pilih Edit Individual Documents untuk melihat dokumennya atau Print Documents secara langsung surat akan tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda.