PENGENALAN RUMUS & ALAMAT CELL Ms. Excel

PENGENALAN ALAMAT CELL RELATIF, SEMI ABSOLUTE DAN ABSOLUTE PADA EXCEL

Dalam Microsoft Excel  ada 3 alamat Cell untuk mempermudah dalam proses copi/drag rumus-rumus sehingga bisa lebih cepat dalam pengerjaan, alamat cell yaitu berupa pada penggunaan atau tidak tanda absolute ($) diantaranya adalah :

1. Cell Relatif  yaitu apabila di copy/drag rumusnya ketempat lain akan berubah sesuai kondisinya. pada relatif tidak menggunakan simbol absolute ($)

Contoh Rumusnya :  = B3 * C3

2. Cell Semi Absolute yaitu memiliki salah satu baik kolom atau beris absolute/tetap, jadi ketika kita drag/copy rumusnya salah satu  akan tetap. Menggunakan salah satu simbol absolute ($).menekan F4 dua kali, akan membuat sel semi absolut.

Contoh Rumusnya :  = $D3 * E$4

3. Cell Absolute yaitu alamat cellnya bersifat tetap ketika didrag/dicopy rumus-rumusnya. Menggunakan dua simbol absolute ($) pada baris dan kolomnya.

Contoh Rumusnya :  = $D$3 * $E$4\

CARA MERUBAH ALAMAT CELL

Bagaimana cara mengubah sel relatif menjadi sel absolut atau semi absolut di MS Office Excel 2003, 2007 atau 2010? Kita bisa mengubah alamat sel default Excel yang relatif menjadi sel absolut. Caranya, tekan tombol F4.  Dengan menekan tombol F4 maka akan muncul tanda atau simbol $ (dollar) yang berarti sel telah menjadi sel absolut.

Tekan F4 sekali, akan memunculkan dua simbol dollar. Sel absolut memiliki dua simbol dollar seperti berikut: $A$1. Jangan lupa tekan Enter.

Tekan F4 dua kali, akan membuat sel semi absolut. Alamat sel semi absolut hanya memiliki satu dolar, di bagian depan atau tengah alamat sel. Contoh sel semi-absolut hasil tekan F4 dua kali adalah: A$1.

Tekan F4 tiga kali, mengubah alamat sel menjadi sel semi absolut dengan tanda dollar berada di bagian depan. Contohnya: $A1.

Tekan F4 empat kali, maka sel (semi) absolut akan menjadi sel relatif kembali. Simbol dollar akan hilang.

Atau bisa juga secara manual diketik simbol $ diantara alamat sel.

Jika sel telah diubah menjadi absolut maka jika sel tersebut di-copy, maka akan tetap alamatnya. Sel absolut $A$1 tidak akan berubah alamat kolom dan alamat barisnya jika dikopi atau menggunakan AutoFill. Sel semi absolut A$1 hanya akan berubah alamat kolom jika dikopi atau dipakai AutoFill. Tetapi alamat baris tetap alias tidak berubah. Sel semi absolut $A1 hanya akan berubah alamat barisnya jika dikopi atau kita memakai AutoFill. Tetapi alamat kolomnya tetap, tidak berubah. Sedangkan sel relatif jika dikopi akan berubah alamat selnya.

PENGGUNAAN ALAMAT CELL RELATIF PADA EXCEL

Alamat Cell Relatif  yaitu ketika rumus/fungsi di copy/drag ke cell lain rumusnya akan berubah otomatis sesuai kondisinya. Pada Alamat Cell Relatif tidak menggunakan simbol absolute ($).

Sebagai contoh yaitu sebagai berikut :

Buat data seperti contoh dibawah ini!

Kita akan membuat tabel perkalian A x B 

Selanjutnya ketikan rumus dengan alamat cell relatif pada cell D3 =B3*C3

Kemudian untuk mempercepat pengerjaan kita bisa lakukan copy/drag yaitu dengan mengarahkan kursor dipojok cell D3 hingga bentuk pointer pada Excel berubah seperti gambar dibawah ini.

 

Kita drag kebawah sampai cell D5 maka hasilnya seperti contoh dibawah ini

Maka otomatis rumusnya akan berubah menyesuaikan otomatis dengan kondisinya ini yang disebut Alamat Cell Relatif

Pada Cell D3 =B3C3

Pada Cell D4 =B4C4

Pada Cell D5 =B5*C5

PENGGUNAAN ALAMAT CELL SEMI ABSOLUTE PADA EXCEL

Sebelumnya sudah dibahas penggunaan alamat Cell Relatif selanjutnya akan dibahas contoh  penggunaan Alamat Cell Semi Absolute Pada Excel.

Alamat Cell semi absolute yaitu pada bagian kolom atau baris ditandai dengan penggunaan simbol $ sehingga ketika kita drag/copy akan selalu tetap, hal ini digunakan supaya dalam pengerjaan rumus yang memungkinkan penggunaan tanda absolute $ bisa diselesaikan dengan cepat. Jadi kita hanya cukup membuat rumus dalam satu cell, baris, atau kolom selanjutnya tinggal di drag cepat dan praktis.

Kita akan membuat contoh pada pembuatan tabel cicilan motor : Sebagain contoh jika dianggap bunga + harga dianggap tetap.

ketikan rumus pada pada cell D5 = C5/D4 selanjutnya berikan tanda absolute $ menjadi  D5 = $C5/D$4

Diberi tanda absolute seperti diatas supaya :ketika kita drag ke bawah maka kolom (bulan cicilan) tetap dan baris (harga motor) berubah menyesuaikan

Kemudian didrag kesamping maka baris (harga motor) tetap dan kolom (bulan cicilan) menyesuaiakan

Sehingga dengan menggunaan alamat cell maka pengerjaan bisa dilakukan dengan cepat dan hasilnya tepat dan sesuai.

PENGGUNAAN ALAMAT CELL ABSOLUTE PADA EXCEL

Sebelumnya sudah dibahas penggunaan alamat cell relatif  dan alamat cell semi Absolute, selanjutnya dibahas contoh  penggunaan Alamat Cell Absolute Pada Excel.

Alamat Cell absolute yaitu pada bagian kolom dan baris ditandai dengan penggunaan simbol $ sehingga ketika kita drag/copy akan selalu tetap, hal ini digunakan supaya dalam pengerjaan rumus yang memungkinkan penggunaan tanda absolute $ bisa diselesaikan dengan cepat. Jadi kita hanya cukup membuat rumus dalam satu cell, baris, atau kolom selanjutnya tinggal di drag cepat dan praktis.Sebagai contoh kita akan membuat data penjualan daging ayam :

Buatlah data sebagai contoh dibawah ini!

Selanjutnya kita akan menghitung berapa total harga penjualan di masing tempat.
Ket : 
Rumusnya yaitu = jml terjual (kg) x harga ayam per kg

Karena harga Ayam tetap tidak berubah maka perlu diberikan tanda absolute ($) Cell D4

Berikut rumus excelnya :

pada cell D6 ketikan = C6*D4 selanjutnya berikan tanda absolut menjadi = C6*$D$4

Selanjutnya supaya cepat dalam pengerjaan tinggal di drag, caranya arahkan kursor pojok bawah cell D6 sampai berubah seperti gambar di bawah ini drag ke bawah.

Dan hasilnya sebagai berikut :

Lembar Kerja Ms. Excel

Pengenalan Dasar Ms. Excel

Microsoft Excel adalah bagian dari program aplikasi Microsoft Ofice, atau disebut juga “MS EXCEL” atau “Excel” saja. Secara umum program yang kita gunakan untuk membuat table atau perhitungan dalam pengolah angka. Penggolongan resminya adalah spreadsheet. Excel merupakan bagian dari Microsoft Office bersama-sama dengan Word, Access, dan PowerPoint. Jika pada suatu komputer terdapat Word hampir bisa dipastikan tedapat juga Excel karena instalasinya dilakukan bersamaan, yaitu ketika menginstal Microsoft Office.

Seperti halnya Word, Excel juga mempunyai banyak versi, termasuk versi 2007 yang terdapat dalam paket Microsoft Office (yang kita gunakan). Adapun versi yang baru tidak jauh beda dengan versi 2007 sehingga kita tetap biasa menggunakannya seperti biasa.

Elemen Dasar Microsoft Excel Office 2007

·      Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

·      Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

·      Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

·      Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

·      Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

·      Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

·      Cell

Cell merupakan Nomor Baris, Nomor Kolom

·      Column Heading

Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif.

·      Sel - Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet.

·      Range - Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.

Membuat Lembar Kerja Sederhana Pada Ms. Excel

Langkah – Langkah membuat Lembar kerja Transaksi Penjualan Sederhana

Contoh:

1.   Membuat nomor diawali dengan angka 0. Untuk menyisipkan angka 0 pada awal angka seperti pada contoh di atas yaitu dengan menyisipkan tanda petik 1 ( ‘ ) di ikuti dengan angka/nomor yang akan di masukan.

2. Selanjutnya untuk menyisipkan nomor trsebut secara otomatis bisa dilakukan dengan cara blok dan drag. Arahkan mouse pada pojok kanan bawah pada sel yang sebelumnya telah di isi dengan no 01 sampai no 02, setelah pointer berubah menjadi tanda plus (+). Klik kiri dan tahan menggunakan mouse kemudian drag  atau seret kebawah sampai pad baris yang diinginkan.

Hasilnya akan muncul no yang berurutan secara otomatis.

3. Untuk menambahkan jenis satuan ( buah, keping, biji, buku atau yang lainnya) yaitu dengan membuat custom number. Caranya, blok data yang akan di tambahkan jenis satuannya.

Kemudian, arahkan ke toolbar cell yang berada pada menu dasar yaitu Home dan klik panah ke bawah pada bagian menu Format dan pilih Format Cell.

Atau dengan klik kanan.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu number dan pilih Custom yang terdapat pada kotak Category kemudian ubah/hapus general pada bagian kotak Type.

Dan isi dengan jenis satuan “buku”/ jenis satuan lain pada kotak type tadi dengan cara menyisipkan syimbol #, spasi, kutip 2 ( “ ), nama jenis satuan, dan kutip 2 ( “ ).

(  ) stelah selesai klik Ok.

Hasilnya akan muncul seperti ini.

4. Untuk merubah angka biasa menjadi nilai rupiah yaitu dengan merubah symbol pada Currency/Accounting.

Caranya blok cell yang akan dibuat nilai rupiah tersebut kemudian klik kanan.

Pilih Format Cells.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu number dan pilih Accounting dan ubah symbol menjadi Rp Indonesia (Indonesia).

Untuk menambahkan angka desimal rupiah ( -,00 ). Isi/ubah Decimal  places menjadi 2.

Dan klik ok setelah selesai.

Kemudian angka yang tadi kita ubah akan berganti menjadi nilai nominal Rupiah.

5. Untuk menjumlahkan total biaya, masukan rumus/fungsi ( = cell jumlah buku * cell harga buku ) /  =E7*F7 kemudian Enter.

6. Untuk mengisi cell total biaya selanjutnya bisa dilakukan dengan cara blok dan drag. Arahkan mouse pada pojok kanan bawah pada sel yang sebelumnya telah di isi dengan rumus/fungsi, setelah pointer berubah menjadi tanda plus (+). Klik kiri dan tahan menggunakan mouse kemudian drag  atau seret kebawah sampai pad baris yang diinginkan. Rumus/fungsi otomatis akan berganti sesuai baris cell tersebut.

    Hasilnya akan muncul sesuai penjumlahan cell pada masing-masing baris.

7. Selanjutnya untuk membuat tabel dengan menyisipkan garis pada kolom/baris yaitu pilih/blok dulu pada sell/kolom/baris yang akan di beri garis.

Kemudian Klik Kanan dan pilih Format Cells.

Setelah muncul kotak dialog Format Cells, selanjutnya pilih menu Border dan Klik Border yang betanda merah seperti gambar di bawah.

Setelah smuanya selesai, kemudoan Klik Ok.

Alhamdulilah garis tersebut sudah berhasil disisipkan dan tabelpun telah jadi.

8. Untuk menebalkan beberapa garis pada tabel/cell tersebut caranya sama seperti sebelumnya dengan mengatur border pada format cells, pilih garis yang agak tebal pada Style Line (Petunjuk merah) selanjutnya klik Border yang bertanda Kotak Merah kemudian Klik Ok.

Hasilnya seperti ini.

9. Untuk menggabungka/merapikan teks pada cell yaitu dengan Marge & Center perbaris, atau dengan mengatur text alignment. Pilih/blok dulu cell yang akan digabungkan/dirapihkan.

Klik kanan pilih Format Cells.

Setelah muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu Alignment dan ubah Text Alignment Horizontal sesuai kebutuhan.

Pilih Center Across Selection, kemudian klik Ok.

Dan hasilnya seperti ini.

10. Untuk menghapus baris atau kolom yaitu pilih/klik dulu cell pada kolom/baris yang akan di hapus kemudian klik panah ke bawah pada menu delete, pilih Delete Sheet Rows untuk Menghapus baris(jajaran ke samping), pilih Delete Sheet Column untuk menghapus kolom(sejajar ke bawah).

11. Untuk menyisipkan baris atau kolom yaitu pilih/klik dulu cell pada kolom/baris yang akan di sisipkan kemudian klik panah ke bawah pada menu insert, pilih Insert Sheet Rows untuk menyisipkan baris(jajaran ke samping), pilih Insert Sheet Column untuk menyisipkan kolom(sejajar ke bawah).

12. Untuk menghilangkan garis cells pada lembar kerja, arahkan pada menu View kemudian hapus centang(tanda contreng) Gridlines pada bagian menu Show/Hide.

 Finish. dan ini lemar kerja yang berhasil di buat.

Membuat Surat Masal atau Mail Merge Ms. Word 2007 dengan Ms. Excel

Langkah-Langkah membuat Surat Masal atau Mail Merge Ms. Word 2007 dengan Ms. Excel

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.   Buka Ms Excel, dan buat data. Contohnya seperti di bawah ini

2.   Save data tersebut dengan nama yang kita inginkan.

3.   Kemudian Buka Ms word/ Doc. yang akan di buat mail marge.

4.   Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Letter.

5.   Menentukan penerima. Klik Select Recipients dan pilih Use Exiting List.

6.   Setelah muncul kotak jendela Select Data Source, untuk membuka/memasukan data excel yang sebelumnya disimpan. Cari/pilih dokumen/data tersebut dan Klik Open.

7.   Selanjutnya akan muncul kotak Select Table pilih sheet yang pertama dan klik Ok.

8.   Klik Edit Recipient List jika ingin melihat atau memilih data yang akan di masukan dengan mencentang data tersebut sesuai kebutuhan, klik OK jika telah selesai.

9.   Selanjutnya pastikan kursor anda tepat pada tempat yang akan di sisipkan data Nama / Jabatan / Alamat.  selanjutnya pilih menu Insert Merge Field, klik Nama untuk memasukan field nama, Klik Jabatan untuk memasukan field nama jabatan dan Klik Alamat untuk memasukan field Alamat.

Setelah selesai di masukan dengan benar akan terlihat seperti ini.

10. Langkah terakhir/Finishing yaitu pilih menu Finish & Merge kemudian pilih Edit Individual Documents untuk melihat dokumennya atau Print Documents secara langsung surat akan tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda.

11. Jika yang dipilih Edit Individual Documents pilih All dan klik Ok.

Berikut contoh surat nya.