Lembar Kerja Ms. Excel

Pengenalan Dasar Ms. Excel

Microsoft Excel adalah bagian dari program aplikasi Microsoft Ofice, atau disebut juga “MS EXCEL” atau “Excel” saja. Secara umum program yang kita gunakan untuk membuat table atau perhitungan dalam pengolah angka. Penggolongan resminya adalah spreadsheet. Excel merupakan bagian dari Microsoft Office bersama-sama dengan Word, Access, dan PowerPoint. Jika pada suatu komputer terdapat Word hampir bisa dipastikan tedapat juga Excel karena instalasinya dilakukan bersamaan, yaitu ketika menginstal Microsoft Office.

Seperti halnya Word, Excel juga mempunyai banyak versi, termasuk versi 2007 yang terdapat dalam paket Microsoft Office (yang kita gunakan). Adapun versi yang baru tidak jauh beda dengan versi 2007 sehingga kita tetap biasa menggunakannya seperti biasa.

Elemen Dasar Microsoft Excel Office 2007

·      Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

·      Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

·      Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

·      Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

·      Help

Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

·      Lembar Kerja (Workbook)

Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.

·      Cell

Cell merupakan Nomor Baris, Nomor Kolom

·      Column Heading

Berisi tentang petunjuk kolom pada lembar kerja sheet yang aktif.

·      Sel - Penggabungan antara baris dan kolom pada lembar sheet.

·      Range - Penggabungan antar sel / beberapa sel pada lembar sheet.

Membuat Lembar Kerja Sederhana Pada Ms. Excel

Langkah – Langkah membuat Lembar kerja Transaksi Penjualan Sederhana

Contoh:

1.   Membuat nomor diawali dengan angka 0. Untuk menyisipkan angka 0 pada awal angka seperti pada contoh di atas yaitu dengan menyisipkan tanda petik 1 ( ‘ ) di ikuti dengan angka/nomor yang akan di masukan.

2. Selanjutnya untuk menyisipkan nomor trsebut secara otomatis bisa dilakukan dengan cara blok dan drag. Arahkan mouse pada pojok kanan bawah pada sel yang sebelumnya telah di isi dengan no 01 sampai no 02, setelah pointer berubah menjadi tanda plus (+). Klik kiri dan tahan menggunakan mouse kemudian drag  atau seret kebawah sampai pad baris yang diinginkan.

Hasilnya akan muncul no yang berurutan secara otomatis.

3. Untuk menambahkan jenis satuan ( buah, keping, biji, buku atau yang lainnya) yaitu dengan membuat custom number. Caranya, blok data yang akan di tambahkan jenis satuannya.

Kemudian, arahkan ke toolbar cell yang berada pada menu dasar yaitu Home dan klik panah ke bawah pada bagian menu Format dan pilih Format Cell.

Atau dengan klik kanan.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu number dan pilih Custom yang terdapat pada kotak Category kemudian ubah/hapus general pada bagian kotak Type.

Dan isi dengan jenis satuan “buku”/ jenis satuan lain pada kotak type tadi dengan cara menyisipkan syimbol #, spasi, kutip 2 ( “ ), nama jenis satuan, dan kutip 2 ( “ ).

(  ) stelah selesai klik Ok.

Hasilnya akan muncul seperti ini.

4. Untuk merubah angka biasa menjadi nilai rupiah yaitu dengan merubah symbol pada Currency/Accounting.

Caranya blok cell yang akan dibuat nilai rupiah tersebut kemudian klik kanan.

Pilih Format Cells.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu number dan pilih Accounting dan ubah symbol menjadi Rp Indonesia (Indonesia).

Untuk menambahkan angka desimal rupiah ( -,00 ). Isi/ubah Decimal  places menjadi 2.

Dan klik ok setelah selesai.

Kemudian angka yang tadi kita ubah akan berganti menjadi nilai nominal Rupiah.

5. Untuk menjumlahkan total biaya, masukan rumus/fungsi ( = cell jumlah buku * cell harga buku ) /  =E7*F7 kemudian Enter.

6. Untuk mengisi cell total biaya selanjutnya bisa dilakukan dengan cara blok dan drag. Arahkan mouse pada pojok kanan bawah pada sel yang sebelumnya telah di isi dengan rumus/fungsi, setelah pointer berubah menjadi tanda plus (+). Klik kiri dan tahan menggunakan mouse kemudian drag  atau seret kebawah sampai pad baris yang diinginkan. Rumus/fungsi otomatis akan berganti sesuai baris cell tersebut.

    Hasilnya akan muncul sesuai penjumlahan cell pada masing-masing baris.

7. Selanjutnya untuk membuat tabel dengan menyisipkan garis pada kolom/baris yaitu pilih/blok dulu pada sell/kolom/baris yang akan di beri garis.

Kemudian Klik Kanan dan pilih Format Cells.

Setelah muncul kotak dialog Format Cells, selanjutnya pilih menu Border dan Klik Border yang betanda merah seperti gambar di bawah.

Setelah smuanya selesai, kemudoan Klik Ok.

Alhamdulilah garis tersebut sudah berhasil disisipkan dan tabelpun telah jadi.

8. Untuk menebalkan beberapa garis pada tabel/cell tersebut caranya sama seperti sebelumnya dengan mengatur border pada format cells, pilih garis yang agak tebal pada Style Line (Petunjuk merah) selanjutnya klik Border yang bertanda Kotak Merah kemudian Klik Ok.

Hasilnya seperti ini.

9. Untuk menggabungka/merapikan teks pada cell yaitu dengan Marge & Center perbaris, atau dengan mengatur text alignment. Pilih/blok dulu cell yang akan digabungkan/dirapihkan.

Klik kanan pilih Format Cells.

Setelah muncul kotak dialog Format Cells, pilih menu Alignment dan ubah Text Alignment Horizontal sesuai kebutuhan.

Pilih Center Across Selection, kemudian klik Ok.

Dan hasilnya seperti ini.

10. Untuk menghapus baris atau kolom yaitu pilih/klik dulu cell pada kolom/baris yang akan di hapus kemudian klik panah ke bawah pada menu delete, pilih Delete Sheet Rows untuk Menghapus baris(jajaran ke samping), pilih Delete Sheet Column untuk menghapus kolom(sejajar ke bawah).

11. Untuk menyisipkan baris atau kolom yaitu pilih/klik dulu cell pada kolom/baris yang akan di sisipkan kemudian klik panah ke bawah pada menu insert, pilih Insert Sheet Rows untuk menyisipkan baris(jajaran ke samping), pilih Insert Sheet Column untuk menyisipkan kolom(sejajar ke bawah).

12. Untuk menghilangkan garis cells pada lembar kerja, arahkan pada menu View kemudian hapus centang(tanda contreng) Gridlines pada bagian menu Show/Hide.

 Finish. dan ini lemar kerja yang berhasil di buat.

Membuat Surat Masal atau Mail Merge Ms. Word 2007 dengan Ms. Excel

Langkah-Langkah membuat Surat Masal atau Mail Merge Ms. Word 2007 dengan Ms. Excel

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1.   Buka Ms Excel, dan buat data. Contohnya seperti di bawah ini

2.   Save data tersebut dengan nama yang kita inginkan.

3.   Kemudian Buka Ms word/ Doc. yang akan di buat mail marge.

4.   Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Letter.

5.   Menentukan penerima. Klik Select Recipients dan pilih Use Exiting List.

6.   Setelah muncul kotak jendela Select Data Source, untuk membuka/memasukan data excel yang sebelumnya disimpan. Cari/pilih dokumen/data tersebut dan Klik Open.

7.   Selanjutnya akan muncul kotak Select Table pilih sheet yang pertama dan klik Ok.

8.   Klik Edit Recipient List jika ingin melihat atau memilih data yang akan di masukan dengan mencentang data tersebut sesuai kebutuhan, klik OK jika telah selesai.

9.   Selanjutnya pastikan kursor anda tepat pada tempat yang akan di sisipkan data Nama / Jabatan / Alamat.  selanjutnya pilih menu Insert Merge Field, klik Nama untuk memasukan field nama, Klik Jabatan untuk memasukan field nama jabatan dan Klik Alamat untuk memasukan field Alamat.

Setelah selesai di masukan dengan benar akan terlihat seperti ini.

10. Langkah terakhir/Finishing yaitu pilih menu Finish & Merge kemudian pilih Edit Individual Documents untuk melihat dokumennya atau Print Documents secara langsung surat akan tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda.

11. Jika yang dipilih Edit Individual Documents pilih All dan klik Ok.

Berikut contoh surat nya.

Mail Marge / Surat Masal / Cetak Gabung / Cetak Berangkai

Langkah-Langkah membuat Surat Masal atau Mail Merge

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.

Tidak hanya format surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

1. Buka Ms word/ Doc. yang akan di buat mail marge.

2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Letter.

3. Menentukan penerima. Klik Select Recipients dan pilih Type New List.

4. Kemudian akan muncul dialog New Address List. Sebelumnya pilih dahulu Costumize Columns, setelah muncul kotak dialog Costumize New Address List silahkan hapus Filed Name default yang akan diganti dengan yang baru. Agar lebih mudah hapus terlebih dahulu 1 Field, kemudian tekan tombol D Y D Y ( Delete, Yes ).

5. Setelah beberapa atau semua terhapus, Isi Filed Name baru yang akan kita isi (data penerima). Klik opsi/tombol Add, isi kolom Add Filed sesuai dengan data penerima tersebut klik OK setelah data pada kolom Add Filed diisi.

6. Contoh disini, Kita akan memasukan list kemudian klik OK

• Nama
• Jabatan
• Alamat

     Kemudian hasilnya seperti ini.

7. Isi data penerima. Disini kita akan membuat Data Source. Jika telah selesai di isi klik OK kemudian isi nama file nya dan klik Save jikatelah selesai.

8. Setelah data di simpan, kemudian klik Edit Recipient List jika ingin melihat atau memilih data yang akan di masukan dengan mencentang data tersebut sesuai kebutuhan, klik OK jika telah selesai.

9. Selanjutnya pastikan kursor anda tepat pada tempat yang akan di sisipkan data Nama / Jabatan / Alamat.  selanjutnya pilih menu Insert Merge Field, klik Nama untuk memasukan field nama, Klik Jabatan untuk memasukan field nama jabatan dan Klik Alamat untuk memasukan field Alamat.

Setelah selesai di masukan dengan benar akan terlihat seperti ini.

10.Langkah terakhir yaitu pilih menu Finish & Merge kemudian pilih Edit Individual  Documents untuk melihat dokumennya atau Print Documents secara langsung surat  akan tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda.

11.Jika yang dipilih Edit Individual Documents pilih All dan klik Ok.

Berikut contoh hasilnya.

Pengetikan pada Aplikasi Ms. Office Word

Beberapa cara yang biasa dipersiapkan/diatur dalam Pengetikan pada Aplikasi Ms. Office Word

Mengatur Ukuran Kertas di Ms. Office Word 2007

Sebelum membuat dokumen baik naskah maupun karya tulis lainnya di Microsoft Word, hal yang sebaiknya lebih dahulu dikerjakan adalah mengatur ukuran kertas yang akan dipergunakan, mengatur margin serta orientasi kertas.

Biasanya secara default, ukuran kertas berada pada ukuran kertas A4, sementara di Indonesia jenis kertas yang biasa beredar adalah A4 dan F4 (Folio). 

Ukuran kertas yang juga biasa dipergunakan adalah:

• A4 : 21 cm x 29,7 cm
• Letter : 21,59 cm x 27, 94 cm 
• F4 : 21,5 cm x 33 cm
• Legal : 21,59 cm x 35,56 cm

Sementara untuk ukuran kertas F4, di pengaturan printer tidak semua printer mempunyai fasilitas F4 atau Folio. 
Untuk mengatur ukuran kertas dapat diikuti langkah-langkah berikut :

1.  Buka program Ms. Word

2.  Klik Page Layout

3.  Pada group menu Page Setup, klik Size, Pilih salah satu ukuran kertas yang diinginkan.

4.  Jika ingin menggunakan F4, dapat memilih More Pages Sizes…, pada bagian bawah  pengaturan Size

5.  Lalu setelah keluar jendela Page Setup, pilih Paper dan pilih Custom Size, Width untuk  ukuran lebar kertas yaitu 21,59 cm dan Height untuk tinggi kertas yaitu 33 cm.

6.  Klik OK

Atau bisa juga dengan mengeklik tanda panah kecil di sebelah kanan bawah menu "Page Setup"

Setelah muncul tampilan seperti berikut pilih tab "Paper"

Kemudian isikan ukuran kertasnya, width adalah lebar kertas isi dengan 215 mm atau 21,5 cm. Dan height adalah tinggi kertas, isi dengan 330 mm atau 33 cm.

Kemudian klik "OK" maka ukuran kertas Anda sudah menjadi F4. 

Jika Anda ingin agar ukuran kertas di Ms. Word saat dijalankan otomatis menjadi ukuran F4, sebelumnya klik "Default..." di sebelah kiri bawah lalu klik saja "Ok".

Mengubah Inchi ke Centimeter Untuk Pengaturan Margin di Ms. Office Word 2007

Kesal ketika sebuah laporan praktikum harus diketik pada sebuah kertas dengan margin yang telah ditentukan oleh asisten praktikum, misalkan 4, 3, 3, 3 yang artinya 4cm batas kiri, 3cm batas yang lainnya. Ketika kita sebagai praktikan tidak mempedulikan aturan tersebut, maka laporan akan banyak revisi bahkan laporan kita bisa saja tidak diterima.
Sedangkan pada aplikasi yang kita gunakan pengaturan margin ditentukan dalam satuan inchi, sedangkan kita tidak mengetahui cara mengubah satuan tersebut menjadi centimeter. Berusaha dengan membandingkan inchi dan centimeter adalah cara yang lumayan lama meskipun benar, dan tentunya kita harus selalu mengkonversinya ke dalam centimeter setiap ukuran margin-nya (yang sering digunakan) berubah.

Cara mengubah satuan Inchi menjadi Centimeter pada Ms. Office Word 2007

1.   Buka Office Word 2007

2.   Masuk ke window 'Word Options' malalui tombol 'Office Button' dan lihatlah pada bagian bawah window yang keluar.

3.   Kemudian pada window 'Word Options' masuk ke bagian 'Advanced', scroll ke bawah dan anda akan mendapatkan 'Show measurements in units of', ubahlah ke dalam satuan yang anda kehendaki.

4.    Pilih Centimeter di dalam kotak yang ada pada pilihan/menu display,

5.    Kemudian klik 'OK'.

Satuan default akan berubah sesuai dengan konversi yang dipilih.

Mengatur margin di Ms. Office Word 2007

Margin merupakan batas tepi penulisan text dengan tepi kertas. Semakin besar mukuran margin, maka akan semakin jauh text dengan tepi kertas dan sebaliknya. Pada beberapa kondisi pengaturan margin ini mempunyai sifat yang baku seperti pada pembuatan skripsi, proposal maupun karya tulis. Misalnya pada karya tulis atau skripsi menggunakan aturan margin kiri dan atas 4 cm sedangkan margin kanan dan bawah 3 cm. Dalam kondisi umum, user dapat mengatur ukuran margin sesuai dengan keinginan dan menyesuaikan dokumen itu sendiri.

Langkah-langkah mengatur margins

1.   Klik Page layout kemudian pada group menu page setup pilih Margins

2.   Pilih salah satu pilihan yang tersedia.

3.   Jika ingin mengatur margin secara manual silahkan klik pada Custom margins 

4.  Pada tab Margin, isikan besaran margin yang dikehendaki ( berdasarkan standar  penulisan skripsi atau yang lainnya ).

• Top : Margin atas = 4
• Bottom : margin bawah = 3
• Left : Margin kiri = 4
• Right : Margin kanan = 3

5.  Klik OK 

Jika ingin setiap kali membuat dokumen baru selalu mempunyai ukuran margin default seperti yang telah diatur sebelumnya maka silahkan diklik default dan jika ada peringatan klik saja OK.