Langkah-Langkah membuat Surat Masal atau Mail Merge
Mail merge atau surat
masal adalah salah satu fasilitas
di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu
format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu
hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi
mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan
mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang
dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.
Tidak hanya format
surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama
atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge
lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan
membuat daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari
formulir tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.
Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :
1. Buka Ms word/ Doc. yang akan di buat mail
marge.
2. Klik ribbon Mailings kemudian
klik Start Mail Merge, pilih Letter.
3. Menentukan penerima.
Klik Select Recipients dan pilih Type New List.
4. Kemudian akan muncul
dialog New Address List. Sebelumnya
pilih dahulu Costumize Columns,
setelah muncul kotak dialog Costumize
New Address List silahkan hapus Filed
Name default yang akan diganti dengan yang baru. Agar lebih mudah hapus
terlebih dahulu 1 Field, kemudian tekan tombol D Y D Y ( Delete, Yes ).
5. Setelah beberapa atau
semua terhapus, Isi Filed Name baru yang akan kita isi (data penerima). Klik
opsi/tombol Add, isi kolom Add Filed
sesuai dengan data penerima tersebut klik OK
setelah data pada kolom Add Filed diisi.
6. Contoh disini, Kita
akan memasukan list kemudian klik OK
- Nama
- Jabatan
- Alamat
Kemudian hasilnya seperti ini.
7. Isi data penerima.
Disini kita akan membuat Data Source. Jika telah selesai di isi klik OK
kemudian isi nama file nya dan klik Save jikatelah selesai.
8. Setelah data di
simpan, kemudian klik Edit Recipient List
jika ingin melihat atau memilih data yang akan di masukan dengan mencentang
data tersebut sesuai kebutuhan, klik OK
jika telah selesai.
9. Selanjutnya pastikan kursor anda tepat pada tempat yang akan di sisipkan
data Nama / Jabatan / Alamat. selanjutnya pilih menu Insert
Merge Field, klik Nama untuk memasukan
field nama, Klik Jabatan untuk
memasukan field nama jabatan dan Klik Alamat
untuk memasukan field Alamat.
Setelah selesai di masukan dengan benar akan terlihat
seperti ini.
10.Langkah terakhir yaitu pilih menu Finish
& Merge kemudian pilih Edit Individual Documents untuk melihat dokumennya atau Print
Documents secara
langsung surat akan tercetak dengan nama dan alamat yang berbeda.
11.Jika yang dipilih Edit
Individual Documents pilih All
dan klik Ok.
Berikut contoh hasilnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar